Audyt RODO w firmie dlaczego warto
i jak go przeprowadzić?
W TYM ARTYKULE...
Czy wiesz, że nawet niewielkie zaniedbania w ochronie danych osobowych mogą skutkować wysokimi karami finansowymi? Jeśli zarządzasz firmą i przetwarzasz dane swoich klientów, audyt RODO to nie tylko obowiązek prawny, ale także szansa na zwiększenie bezpieczeństwa i budowanie zaufania wśród klientów. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest audyt RODO, dlaczego jest istotny i jak go efektywnie przeprowadzić.
Czym jest audyt RODO i dlaczego jest konieczny?
Audyt RODO w firmie to kompleksowa analiza procesów przetwarzania danych osobowych, mająca na celu ocenę ich zgodności z przepisami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Dlaczego warto przeprowadzić audyt?
Zapobieganie karom
Kary finansowe nakładane przez UODO wynikają z nieprzestrzegania przepisów RODO. Najczęstsze powody nakładania kar przez UODO to b rak podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych (np. zbieranie danych bez zgody lub innej podstawy prawnej).
Kolejną przyczyną jest nieodpowiednie zabezpieczenie danych. Wycieki danych to jeden z najczęstszych problemów ochrony danych osobowych w firmie. Nieprawidłowa reakcja na żądania osób fizycznych poprzez ignorowanie wniosków o usunięcie danych. Organy nadzorcze mogą nałożyć grzywny nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu.
Zwiększenie zaufania klientów
Czy wiesz, że aż 81% konsumentów deklaruje, że przestałoby korzystać z usług firmy, która nie chroni ich danych wystarczająco? Dbałość o dane osobowe to sygnał, że Twoja firma traktuje klientów poważnie. Klienci cenią firmy, które jasno komunikują, jakie dane zbierają i w jaki sposób je przetwarzają. Polityka prywatności, informowanie klientów o ich prawach to sygnały, że ich interesy są dla Ciebie priorytetem.
Ochrona reputacji
Wycieki danych mogą narazić Twoją firmę na straty finansowe i wizerunkowe. Jeśli chcesz pokazać klientom, że ich dane są bezpieczne informuj otwarcie o swoich działaniach. Pokaż, że dbasz o zgodność z przepisami i bezpieczeństwo. Audyty i szkolenia pracowników z pewnością będą dodatkowym argumentem. Angażuj klientów i regularnie przypominaj im o ich prawach i edukuj w zakresie bezpieczeństwa danych.
Jak przeprowadzić audyt RODO krok po kroku?
Chociaż audyt może brzmieć skomplikowanie, podzielenie go na kroki sprawia, że proces staje się prostszy.
Przygotowanie zespołu
Zbierz osoby odpowiedzialne za przetwarzanie danych w Twojej firmie. Możesz potrzebować: Administratora danych, Specjalistów IT, Inspektora ochrony danych (jeśli jest wymagany).
Przegląd dokumentacji
Zbierz osoby odpowiedzialne za przetwarzanie danych w Twojej firmie. Możesz potrzebować: Administratora danych, Specjalistów IT, Inspektora ochrony danych (jeśli jest wymagany).
Analioza procesów przetwarzania
Zidentyfikuj wszystkie miejsca, w których Twoja firma przetwarza dane. Oceniaj procesy pod kątem: Minimalizacji danych, Ograniczenia celu przetwarzania.
Sporządzenie
raportu
Podsumuj wyniki audytu, uwzględniając: obszary zgodności, rodzaj przetwarzanych danych, polityki i procedury, zidentyfikowane ryzyka, rekomendacje działań naprawczych.
Podsumowanie
AUTOR
Dominik Podskok
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UAM w Poznaniu, czynnie działający prawnik, trener prowadzący szkolenia, wykłady i warsztaty o tematyce prawniczej, autor wielu programów szkoleń i warsztatów odnoszących się bezpośrednio do zmian w polskim systemie prawnym.
